Seien wir ehrlich – wer wacht morgens auf und ist begeistert davon, Schaltflächenbeschriftungen oder Fehlermeldungen zu lesen? Aber habt ihr schon einmal auf eine vage „Weiter”-Schaltfläche geklickt und es sofort bereut, weil ihr keine Ahnung hattet, wohin sie euch führt? Oder habt ihr eine Fehlermeldung wie „Etwas ist schiefgelaufen” angestarrt und gedacht: Toll. Das ist hilfreich.

Stellt euch vor, das passiert in der Gehaltsabrechnungs- und Budgetierungssoftware eures Unternehmens. Eine einzige irreführende Beschriftung oder eine schlecht formulierte Fehlermeldung kann schwerwiegende Folgen haben – von Datenverlust bis hin zu finanziellen Auswirkungen. UX Writing in B2B geht nicht nur darum, Dinge gut klingen zu lassen – es geht darum sicherzustellen, dass Benutzer ihre Arbeit erledigen können. Es ist der Unterschied zwischen „Keine Daten gefunden” und „Keine Einträge für diesen Zeitraum. Versucht, die Filter anzupassen.” Es geht auch darum zu wissen, wann man formal bleiben sollte, wann man eine Prise Persönlichkeit hinzufügen sollte und wann man einfach aus dem Weg geht.

Also tauchen wir in die Welt des UX Writings für B2B-SaaS ein – den Ort, wo Klarheit auf Komplexität trifft, Tooltips zu Lebensrettern werden und Fehlermeldungen euch nicht dazu bringen, euren Laptop aus dem Fenster zu werfen.

Was ist UX Writing überhaupt?

UX Writing ist die Kunst, klare, präzise und funktionale Texte zu schreiben, die Benutzer durch digitale Produkte führen. Es ist der Mikrotext, den ihr auf Schaltflächen, Fehlermeldungen, leeren Zuständen, Onboarding-Anweisungen und Tooltips seht – überall dort, wo Text Benutzern hilft, Maßnahmen zu ergreifen.

Obwohl die Grundlagen der Benutzerfreundlichkeit gleich bleiben, unterscheidet sich der Designansatz in Enterprise-Produkten häufig von dem bei Verbraucherprodukten. Enterprise-Produkte sind meistens komplexe Workflow-Tools, bei denen es darum geht, große Datenmengen zu organisieren und darzustellen. Das macht ein starkes, gut strukturiertes Design unerlässlich, um Benutzer dabei zu unterstützen, ihre Arbeit zu erledigen.

Einfach halten? Nicht immer

Einfachheit ist ein Kerndesignprinzip, aber in B2B-Software kann das Vereinfachen eines Features durch Worte seine Bedeutung oder die Konsequenz einer Aktion untergraben. Workflows in Unternehmen sind komplex, und die Tools müssen in dieser Komplexität funktionieren. Was bedeutet das in Bezug auf UX Writing?

Begriffe und Sprache verwenden, die eure Zielgruppe versteht

Enterprise-Benutzer sind Menschen mit spezifischem Branchenwissen, und sie erwarten, die für ihre Arbeit relevanten Begriffe und Phrasen zu sehen. Das Entfernen oder Vereinfachen dieser Begriffe in einem Versuch, „es einfach zu halten”, kann unnötige Reibung erzeugen und sogar die Bedeutung eines Features oder die Konsequenz einer Aktion untergraben. UX Writer müssen sich mit der Sprache vertraut machen, die ihre Benutzer bereits verstehen. Eine der besten Möglichkeiten dazu ist das Sammeln von Domänenwissen von Benutzern, Stakeholdern, Produktmanagern und anderen Quellen wie internen Schulungsunterlagen oder Kundensupport-Tickets.

Abkürzungen sind wichtig

Abkürzungen sind eine weitere Herausforderung im B2B-UX-Writing. Obwohl sie in technischen oder branchenspezifischen Kontexten oft notwendig sind, müssen sie konsistent verwendet und – wenn möglich – auf eine Weise erklärt werden, die sowohl neue als auch erfahrene Benutzer unterstützt. Eine Abkürzung kann beispielsweise innerhalb einer bestimmten Branche wohlbekannt sein, aber für einen neuen Mitarbeiter oder jemanden, der von einem Konkurrenzprodukt wechselt, unbekannt sein. Die richtige Balance zwischen Präzision und Verständlichkeit zu finden, ist entscheidend.

Produktführung: Hallo, Tooltips!

B2B-SaaS-Produkte kommen oft mit einer Lernkurve, besonders wenn sie komplexe Benutzerflüsse und mehrere Benutzerrollen umfassen. Die meisten Onboarding-Informationen werden nur einmalig zum Lernen benötigt, und gut platzierte Tooltips können genau zur richtigen Zeit Orientierung bieten, ohne den Benutzer zu überfordern.

Diese Mikro-Interaktionen sollten kurz und hilfreich sein und genau genug Information bieten, um den Benutzer zum nächsten Schritt zu führen. Ein Tooltip, der erscheint, wenn man über eine Einstellung fährt, kann beispielsweise erklären, was die Option bewirkt, ohne dass der Benutzer seinen Workflow verlassen muss, um nach Dokumentation zu suchen.

Mit Bedacht begeistern: Die richtige Balance in Enterprise-UX finden

Während Verbraucherprodukte oft durch spielerischen Text und Animationen begeistern, lässt sich dieser Ansatz nicht immer gut auf Enterprise-Software übertragen. Benutzer erledigen komplexe Aufgaben, und Begeisterung kann zur Ablenkung werden. Viele Benutzer sind bereits Experten im Tool und verlassen sich täglich darauf, oft dabei dieselben Workflows wiederholend. Auffällige Animationen oder skurriler Text können schnell nervig und störend wirken.

Das bedeutet nicht, dass kein Raum für Begeisterung ist – sie muss nur subtil und gut getimed sein. Indem man sehr durchdacht vorgeht und innovative Wege findet, Mehrwert zu schaffen, kann man Mikro-Erlebnisse schaffen, die jemanden zum Lächeln bringen oder inspirieren.

Hier sind ein paar Ideen, die ein Produkt ansprechender machen können:

Sprache: Positive, aktive Sprache verwenden und die Markenstimme mit der Sprache in Einklang bringen, die Benutzer tatsächlich sprechen.

Leere Zustände: Intelligente leere Zustände oder Standardwerte verwenden, den Benutzern etwas beibringen, das sie noch nicht wussten.

Erfolgsmeldungen: Kleine Momente der Feier finden und teilen.

Abschließende Gedanken

UX Writing in B2B geht über das Gutklangenlassen von Dingen hinaus – es geht um Klarheit, Präzision und darum, Benutzern bei ihrer Arbeit zu helfen. Das Ziel ist es, die richtige Sprache für die richtige Zielgruppe zu verwenden. Ob durch gut platzierte Tooltips, klare Fehlermeldungen oder handlungsorientierte Beschriftungen – gutes UX Writing reduziert Reibung, verbessert die Effizienz und führt letztendlich zu höherer Produktakzeptanz und Zufriedenheit.

Für Teams, die an B2B-Produkten arbeiten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, einen genaueren Blick auf den Mikrotext in eurer Anwendung zu werfen. Sind Beschriftungen explizit? Sind Tooltips hilfreich? Leiten Fehlermeldungen Benutzer an, anstatt sie zu frustrieren? Kleine Änderungen im UX Writing können große Auswirkungen haben und den Unterschied zwischen einem Produkt, das sich intuitiv anfühlt, und einem, mit dem Benutzer zu kämpfen haben, ausmachen.