Wie wäre es, wenn wir eine Gruppe von Spezialist:innen innerhalb von zwei Tagen auf Linie bringen könnten?

Eine der größten Herausforderungen für Teams bei komplexen Projekten ist die Abstimmung zwischen den verschiedenen beteiligten Expert:innen. Wenn ein Team aus Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und Fachwissen besteht, kann es schwierig sein, alle auf die gleiche Seite zu bringen und auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Um als Team effektiv arbeiten zu können, ist es daher wichtig, ein klares und gemeinsames Verständnis von den Projektzielen, dem Zeitplan und den zu erbringenden Leistungen zu haben.

Dies kann durch regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit erreicht werden, z. B. durch tägliche Stand-up-Meetings und funktionsübergreifende Teamsitzungen.

Andererseits können zahlreiche Besprechungen bei komplexen Projekten eine potenzielle Gefahr darstellen. Sie können zu mangelnder Produktivität oder zu einem falschen Gefühl der Sicherheit führen, das erst spät im Projekt durch substanziellere Diskussionen in Frage gestellt wird.

Um ein Team aufeinander abzustimmen, führten wir einen 4-Phasen-Prozess durch, bei dem Design-Thinking-Methoden, Rapid Prototyping und Usability-Tests zum Einsatz kamen.

Dieser strukturierte Prozess ist die Design Sprint Methodology und wurde zuerst von einem multidisziplinären Team von Google Ventures entwickelt. Er umfasst eine Reihe von Übungen und Aktivitäten, die darauf abzielen, Kreativität zu wecken, verschiedene Lösungen zu erforschen und schließlich zu einem Prototyp zu gelangen, der mit echten Nutzern getestet und validiert werden kann.

Aufgrund der begrenzten Zeit, die jedem zur Verfügung steht, beschlossen wir, eine verkürzte Version des Design Sprint 2.0 durchzuführen, wie sie von AJ&Smart entwickelt wurde - die den ursprünglichen Prozess übernommen und für Organisationen verfeinert haben, die nicht unbedingt die Zeit haben, eine ganze Woche für einen Workshop zu investieren.

Nachdem die Entscheidung gefallen war, blockierten wir zwei Tage in jedermanns Kalender und trafen uns so bald wie möglich in unserem schönen Büro in Wien und machten uns an die Arbeit.

Unser Ziel war es, eine Reihe von Meilensteinen zu erreichen: Zunächst eine einheitliche Sichtweise auf die Herausforderungen des Projekts durch den Austausch aller Ansichten.

Anschließend legte das Team klare Ziele für die zu erbringenden Leistungen fest und einigte sich darauf, wie Erfolg aussieht. Der nächste Schritt war die Durchführung von Ideenfindungs- und Brainstorming-Aktivitäten, um ein breites Spektrum an Ideen und Inspirationen zur Lösung des definierten Kernproblems zu generieren.

Nach zwei Tagen legten wir die wichtigsten Sprint Goals und Sprint Questions fest und spezifizierten einen User Test Flow und einen Low Fidelity Prototyp, um unsere Hypothese zu validieren.

Damit endete der zweitägige Workshop und die UX-Expert:innen übernahmen am nächsten Tag die Erstellung eines High-Fidelity-Prototyps auf der Grundlage der Ergebnisse des Workshops.

Dieser Prototyp kann dann verwendet werden, um die vorgeschlagene Lösung den Interessengruppen, dem erweiterten Team oder verschiedenen potenziellen Endnutzer:innen vorzuführen, um weiteres Feedback und Erkenntnisse für Verbesserungen zu sammeln.

Darüber hinaus haben wir einen Bericht erstellt, der alle Ideen und Lösungen enthält, die wir während unserer Sitzungen für das weitere Vorgehen entwickelt haben. Dazu gehörten auch Details zu den nächsten Schritten, möglichen blinden Flecken und benötigten Ressourcen.