Wenn Sie als Entscheidungsträger vor der Wahl einer Software für Ihr Unternehmen stehen, steht natürlich oft der Preis im Vordergrund. Standardlösungen wirken auf den ersten Blick attraktiv – sie sind schnell implementiert und der Einstieg ist zunächst sehr preiswert. Aber die wahren Kosten, die eine neue Software mit sich bringt, machen sich häufig erst nach einiger Zeit bemerkbar.
Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, müssen Sie mehr als den reinen Anschaffungspreis einberechnen. Erst wenn die Gesamtbetriebskosten (TCO, Total Cost of Ownership) und der Return on Investment (ROI) in die Betrachtung einfließen, wird deutlich, welche Lösung tatsächlich wirtschaftlicher ist.
Das hier sind die wichtigsten Faktoren, die Sie vorher beachten sollten:
Versteckte Kosten von Standardsoftware
Auf den ersten Blick erscheint Standardsoftware oft als die kostengünstigere Option: moderate Einstiegspreise, eine breite Palette an Funktionen und sofort einsatzbereit. Aber in der Praxis sieht es dann ganz anders aus – die tatsächlichen Kosten werden erst im laufenden Betrieb sichtbar und werden am Anfang häufig unterschätzt.
Standardlösungen bringen oft versteckte Kosten mit sich:
- Zusätzliche Gebühren für neue Nutzerkonten oder Erweiterungen
- Hohe Lizenz- oder Servicekosten für Integrationen oder Anpassungen
- Eingeschränkte Flexibilität: Individuelle Anpassungen an Ihre spezifischen Prozesse sind oft gar nicht möglich oder mit hohen Zusatzkosten realisierbar
- Vendor Lock-in: Die Abhängigkeit vom Anbieter erschwert zukünftige Änderungen oder Upgrades – damit verlieren Sie wichtige Flexibilität und Kontrolle
Custom Software: Anfängliche Investition liefert nachhaltigen ROI
Im Gegensatz dazu bietet Custom Software, die individuell für Sie entwickelt wird, zahlreiche strategische Vorteile. Diese gehen noch weit über die reinen Anschaffungskosten hinaus. Entscheidend ist nicht der initiale Preis, sondern der tatsächliche, langfristige Return on Investment.
- Transparente Kostenstruktur: Keine wiederkehrenden Lizenzgebühren, neue Nutzerkonten bedeuten in der Regel keine Mehrkosten.
- Präzise Anpassung: Die Software wird exakt auf Ihre bestehenden Prozesse zugeschnitten – Sie zahlen nur für die Funktionen, die Sie auch wirklich brauchen.
- Unabhängigkeit und Kontrolle: Sie entscheiden selbst, wann und wie neue Features implementiert werden – ohne Abhängigkeit von den Vorgaben eines Anbieters.
- Strategische Freiheit: Sie vermeiden langfristige Abhängigkeiten und erhalten stattdessen einen planbaren ROI.
- Vollständige Kontrolle: Über Quellcode, Hosting und Datenverarbeitung – ein entscheidender Vorteil, besonders im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO).
Open-Source: Das Beste aus beiden Welten?
Ein zunehmend beliebter Ansatz ist eine Art “Hybridmodell”: Die Entwicklung von Custom Software auf Basis etablierter Open-Source-Lösungen. Hier profitieren Unternehmen sozusagen von den jeweiligen Vorteilen aus beiden Welten:
- Volle Kontrolle über Kernfunktionen und Anpassungen
- Solide Grundlage durch bewährte Open-Source-Frameworks – keine Entwicklung bei Null
- Zukunftssicherheit durch aktive Community-Entwicklung
- Reduzierter Zeit- und Kostenaufwand
Ein Praxisbeispiel
In einem Gespräch, das wir kürzlich mit einem Maschinenbauunternehmen geführt haben, wurden die wirtschaftlichen Nachteile eines starken Vendor Lock-ins besonders deutlich.
Das Unternehmen nutzt derzeit proprietäre Steuerungslösungen eines etablierten Anbieters. Mit der Zeit stellte sich jedoch heraus, dass selbst kleine Anpassungen – z.B. für neue Maschinentypen oder Produktvarianten – enorme Kosten verursachen. Zudem fehlt es an technischer Autonomie und Flexibilität, was das Design betrifft.
Gemeinsam mit Experten von Cloudflight entwickelt das Unternehmen nun eine eigene Steuerungsplattform auf Basis einer standardisierten, anbieterunabhängigen Softwarearchitektur.
Die Vorteile:
- Kostensicherheit: Keine wiederkehrenden Lizenz- oder Anpassungsgebühren
- Technologische Unabhängigkeit: Volle Kontrolle über Hardware und Software
- Skalierbarkeit: Eine Plattform für die gesamte Maschinenflotte (keine Insellösungen)
- Schnelle Weiterentwicklung: Features und Anpassungen können intern geplant und umgesetzt werden
- DSGVO-Konformität und Datensouveränität: Alle Daten bleiben im Unternehmen
- Wettbewerbsvorteil durch Differenzierung: Technologisches Know-how wird zur internen Ressource
Das Beispiel zeigt: Unternehmen, die früh in solche individuelle Lösungen investieren, befreien sich von externen Preismodellen und Roadmaps – und stärken so langfristig ihre digitale Wettbewerbsfähigkeit.
Fazit
Der reine Einstiegspreis einer Software sagt wenig über die langfristigen finanziellen Auswirkungen aus. Entscheidend ist eine ehrliche Bewertung der Gesamtbetriebskosten und des ROI über mehrere Jahre. Oft erweist sich Custom Software als die nachhaltigere und strategisch bessere Lösung – besonders in komplexen oder dynamischen Bereichen.
Natürlich kann ein Artikel nicht alle Nuancen einer solchen Entscheidung abdecken. Es handelt sich um eine hochstrategische Entscheidung mit weitreichenden Folgen für Ihr Unternehmen. Wenn Sie sich aktuell damit befassen, unterstützen wir Sie gern dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden. Kontaktieren Sie uns einfach – wir besprechen dann gemeinsam, wie wir Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellen können.