Collaboration at Scale – Office 365 und New Work Potentiale endlich nutzen

Zahlreiche Unternehmen migrieren mittlerweile in Richtung cloud-basierter Collaboration- und Office-Plattformen. Windows 10 und Office 365 sind maßgeblich Treiber, die von vielen neuen Collaboration-Tools begleitet werden.
Potentiale für mehr User Experience und Effizienz, sogar im Hinblick auf Kosteneffizienz, liegen in den Unternehmen meist brach, weil die sinnvolle und strukturierte Nutzung der vielen Tools an verschiedenen Stellen scheitert.
Unternehmen sollten wissen, welche Implikationen der Cloud- und Collaboration-Shift bringt und welche Stellschrauben sie drehen müssen, um den Erfolg dieser Plattformen auch schnell eintreten zu lassen.

Der Umbau der IT- und Lösungslandschaft ist gerade Top Thema innerhalb der Unternehmen. Während auf den großen IT-Events und bei Google, Microsoft, AWS und Co. über Blockchains, künstliche Intelligenz und Quantenrechner gesprochen wird, stehen die Verantwortlichen vor der Herausforderung, die Grundlagenarbeit fertigzustellen und die naheliegenden Potentiale zu heben. Gerade im Bereich Collaboration und Digital Workplaces stehen die Unternehmen eher vor dem Problem, die richtigen Lösungen zu identifizieren und deren Feature-Angebot vollständig auszuschöpfen. Rund um die Migration auf Office 365, was viele Unternehmen derzeit umtreibt, gibt es zahlreiche Stolperfallen und Herausforderungen. Erst wenn die Unternehmen in der Lage sind, den Mitarbeitern eine große Bandbreite der Services zu zeigen und die User Experience auf “New Work-Standard” bieten können, lohnt es sich überhaupt erst, über die großen Trendthemen nachzudenken.

Collaboration heute & morgen – Enthusiasmus legt das Kernproblem offen

Die IT der Unternehmen hat seit jeher die Aufgabe, einen stabilen Betrieb der Anwendungslandschaft sicherzustellen. Innovation wird immer häufiger gefordert, aber selten gedankt. Die Forderung nach neuen Tools und Services erstickt spätestens dann, wenn die Stabilität der Systeme ins Wanken gerät und der Alltagsbetrieb nicht mehr erfüllt werden kann. Die Folge ist den meisten Unternehmen bekannt: Ein Wust an Systemen, die nicht halb und nicht ganz miteinander zusammenwirken, etliche Kosten für die Anschaffung verschlungen haben und noch mal so viele für den Betrieb verschlingen. Jede Abteilung im Unternehmen findet einen eigenen Weg, mit der gegebenen Situation umzugehen und über Umwege das bestmögliche Ziel trotz aller Einschränkungen zu erreichen.

Wäre es möglich, einfach mal einen harten Reset im Unternehmen zu machen und die IT “from scratch” neu aufzubauen, wäre vermutlich vieles einfacher. Doch so schwer sind die Startvoraussetzungen beim digitalen Arbeitsplatz und Collaboration gar nicht einmal. Gerade im Umstieg auf Office 365, was sich derzeit als Standard innerhalb der Unternehmen trotz einiger Konkurrenzprodukte festigt, zeigt sich deutlich, wie die Migrationspfade aussehen. Hier gibt es im wesentlichen vier Varianten:

Lizenzwechsel: Auslaufende Verträge oder das Drängen der Anbieter führen dazu, dass sich die Software-Plattform der Unternehmen ändert. Teilweise treiben die Anbieter ihre Kunden, statt der Lizenzsoftware fortan SaaS-Lösungen zu beziehen. Für den Roll-Out einer großen Menge von Lizenzen haben die Unternehmen langsam keine andere Wahl, als auf ein SaaS-Modell zu setzen. Der Nachteil in diesem Szenario ist, dass die Unternehmen vor allem die kaufmännischen Kriterien in den Fokus rücken und die neue Software im gewohnten Umfang, lediglich mit anderer Abrechnung, nutzen. Erst wenn weitere Komponenten wie bspw. die bestehenden Exchange-Architekturen abgeschaltet und in Office 365 genutzt werden, entfaltet sich der Nutzen
Betriebssystem/ Windows 10-Migration: Zahlreiche Unternehmen haben aufgrund der Lizenz- und Supportsituation ihrer PC-Landschaft in der letzten Zeit begonnen, auf Windows 10 zu migrieren. Manche Unternehmen gehen im Zuge der Umstellung auch auf andere Betriebssysteme wie insbesondere Mac OS. Dabei bietet es sich oft an, auch die bestehenden Office-Lizenzen neu zu überdenken. Der Handlungsdruck ist hier nicht sonderlich groß, die Gelegenheit durch die Umstellung jedoch günstig. Aber auch hier stellt sich die Frage, ob der Grund des Wechsels eher im Lizenz- und Abrechnungsmodell liegt.
Migration von Fremdsystemen: Ein häufiger, aber eher lösungsorientierter Ansatz ist der Umstieg der Office- und Collaboration-Landschaft von einem Anbieter-fremden System. Ein gängiges Beispiel ist der Umstieg von IBM (Notes) auf Office 365. Aufgrund auslaufender Verträge oder auch eingeschränkter Funktionalitäten wechseln die Unternehmen den Anbieter. Dabei spielt tatsächlich auch stets die Chance zur Re-Strukturierung der Collaboration-Architektur eine wichtige Rolle
Collaboration-Strategie: Der konsequente Ansatz ist es, eine komplett neue Collaboration und Digital Workplace-Strategie zu formulieren. Das Ziel darin ist fest verankert und ist meistens die Agilität der Organisation und Mitarbeiter zu steigern und langfristig auch gegenüber der Kunden innovativer und digital aufgestellt zu sein. Dieser Ansatz für die Digital User Experience kommt einem Reset am ehesten gleich. Natürlich müssen auch hier Bestandssysteme und Schnittstellen am Leben gehalten werden. Durch den Antrieb und die Kommunikation eines kleinen Neuanfangs kommen aber meist umfassendere Lösungen und schnellere Adaptionen der User zustande.

Im Rahmen einer Studie, die Crisp Research gemeinsam mit der Deutschen Telekom zu Beginn des Jahres veröffentlicht hat, wurden Entscheider aus kleinen und mittelständischen Unternehmen zu ihrer Collaboration-Strategie und Landschaft befragt. Es zeigt sich, dass auch dort der Trend des Digital Workplace angekommen ist und die Unternehmen auf Collaboration-Lösungen setzen. Die Tatsache, dass heute jedes Unternehmen im Durchschnitt hochgerechnet 2,5 Lösungen im Einsatz hat, zeigt aber auch, dass die Landschaft alles andere als homogen ist. Zukünftig planen die Entscheider sich noch stärker zu erweitern und noch mehr Lösungen in die Landschaft zu integrieren. Ausgangspunkt wird dabei vor allem die Lösungslandschaft von Microsoft, insbesondere Office 365 sein. Andere Tools spielen im Markt aber eine wachsende Rolle und werden additiv hinzugenommen.

Die Erweiterung der Collaboration-Landschaft muss per sé nichts schlechtes sein. Allerdings – und das hat sich in der Praxis immer wieder gezeigt – ist die Integration und vernetzte Nutzung der Lösungen nur selten gegeben. Die Unternehmen bauen sich trotz Schnittstellen und Cloud-Ansatz immer wieder neue kleine Inseln, die voneinander abgekapselt werden. So werden für die Kommunikation andere Tools verwendet als für den Video-Chat und noch eine weitere Suite für die Office-Lösungen.

Auch haben die Unternehmen immer wieder Probleme, den vollen Funktionsumfang der angebotenen Lösungen wirklich zu nutzen. Wenn die Stabilität nicht 100% gegeben ist, nehmen viele Abstand von der weiteren Ausbreitung der Services. So sind sie entweder gezwungen, auf Alt- oder Alternativsystemen zu arbeiten oder das Potential nicht auszuschöpfen. Unter dem Strich fehlen auch die Ressourcen und die Risikobereitschaft, um neue Tools zu testen und so zu integrieren.

All diese Faktoren führen dazu, dass die Unternehmen noch immer auf den Basis-Versionen vieler Tools verbleiben und gleichzeitig viel Geld rauswerfen, um den Betrieb der Lösungen sicherzustellen und neue Tools anzuschaffen.

Office 365 und Microsoft 365 – Die große Chance für den Workplace

Der Marktanteil von Microsoft im Collaboration Umfeld ist besonders hoch. Das bestätigt nicht nur die o.g. Studie. Zum einen liegt es daran, dass Microsoft schon lange Jahre der Lieferant Nummer 1 und nahezu Monopolist im Bereich Office-Software ist und somit die Migration auf Office 365 nur die Weiterführung der bestehenden Geschichte für viele ist. Ehrlicherweise muss aber auch festgehalten werden, dass Microsoft auch produktseitig eine Menge guter Argumente vorbringen kann.

Die Grundidee hinter Office 365 ist state-of-the-art und auch der Grund, warum nur wenige Provider die Vorherrschaft von Microsoft ernsthaft in Gefahr bringen wollen, sondern sich eher als Add-On für die Plattform aufstellen. Die Auswahl der Features und Lösungen innerhalb der Suite, die Plattform-Offenheit und Bereitstellung sowie die Integrationsmöglichkeiten können zusammen mit den etablierten Standards schon für viele Unternehmen die ausreichenden Argumente sein.

Hinzu kommt, dass Microsoft immer weiter daran arbeitet, die komplette Suite an Lösungen miteinander zu vernetzten. Trotz Angst vor Vendor Lock-Ins und der anstehenden Multi Cloud-Generation macht das durchaus Sinn. Denn der Zugang zu zahlreichen User-Identitäten über verschiedene Plattformen und Technologien ist bei Microsoft tatsächlich einzigartig. Diese Erkenntnisse wurden genutzt, um die Plattform als Ganzes sicher zu machen und dabei jeden Knoten zu beachten. Gleichzeitig bietet dieser Erfahrungsschatz auch die Grundlage für die Produktentwicklung und die gezielte Auswahl neuer Tools.

So wurde Office 365 noch einmal in die Microsoft 365 Suite integriert. Diese umfasst zusätzlich Windows 10 und Enterprise Mobility + Security und damit weitere Suiten für den Aufbau eines ganzheitlichen Digital Workplace.

Microsoft behauptet bewusst nicht, mit Microsoft 365 das vollständige Lösungsportfolio zu besitzen, sodass Drittanbietertools per Standard-API integriert werden können. Das ist somit weiterhin die Chance und Daseinsberechtigung für die zahlreichen, guten Collaboration-Tools, um die Lösung integriert und vernetzt (!) zu erweitern.

Collaboration in den Köpfen & Unternehmen – Realität oder Vision?

Noch ist dies aber nicht Realität. Von den über 120 Millionen Business Usern für Office 365 prognostiziert Crisp Research einen Anteil von 5 bis 10 Millionen in Deutschland. Allein hier gibt es bei 33 Mio. PC-Arbeitsplätzen die überwiegend auf Microsoft-Basis laufen, noch viel Potential. Hinzu kommt, dass die wenigsten der 5 bis 10 Millionen Office 365 Business User das Potential der Lösung voll ausschöpfen (können). Bis zur Nutzung der “full blown” Version braucht es also noch einige Zeit.

Es bleibt den Verantwortlichen im Unternehmen zu empfehlen, den Digital Workplace als echtes und großes Umbauprojekt anzunehmen. Der Überblick über die bestehende Landschaft, den Migrations- und Transformationsbedarf sowie verschiedene Insellösungen wird eine Grundvoraussetzung für die notwendige Integration sein. Daher lohnt es sich bereits im Voraus, Angebote zu scannen und so herauszufinden, wie das benötigte Feature-Set am besten für die Unternehmen im Hinblick auf den Betrieb und die Integration in Bestandssystem erreicht werden kann. Es kann sein, dass die Unternehmen ihre Landschaft eher konsolidieren als erweitern sollten oder zumindest einen zentralen Marktplatz erschaffen, über den integrierte Services bezogen werden können.

Sind die technischen Herausforderungen weitgehend im Griff, geht es direkt über die den kulturellen Wandel. Dieser wird den Unternehmen mindestens ebenso viele Nerven kosten. Gelingt es, den Digital Workplace als voll integriertes Projekt für mehr Effizienz, User Experience und Geschäftspotenzial zu positionieren, sind die Erfolgschancen besonders groß.